Secretaris Examencommissie

De secetaris van de examencommissie ondersteunt de examencommissie in haar taken. De secretaris is benoemd en volwaardig lid; deze is stemgerechtigd en kan aangewezen worden als tekenbevoegde namens de examencommissie.

Naast de taken die ieder lid van de examencommissie heeft, zijn de specifieke taken en verantwoordelijkheden van de secretaris examencommissie:

• De secretaris maakt een planning van de vergaderingen. Op verzoek van de secretaris in samenspraak met de voorzitter kan een extra vergadering van het Dagelijks Bestuur worden ingelast;
• De opleiding stelt vergaderruimte beschikbaar en andere faciliteiten die nodig zijn voor de examencommissie om behoorlijk te kunnen functioneren. De secretaris regelt deze praktische zaken (zaalruimte, etc.);
• De secretaris stelt in overleg met de voorzitter de agenda op en draagt zorg voor het samenstellen van de vergaderstukken;
• De secretaris nodigt de leden van de examencommissie uit voor de vergadering en draagt zorg voor de verspreiding van de agenda en de vergaderstukken;
• De secretaris bewaakt samen met de voorzitter het toezichtsplan en de jaarplanning;
• De secretaris notuleert de vergaderingen van de examencommissie, archiveert deze en verspreidt de notulen onder de leden van de examencommissie digitaal en bewaakt de follow-up. De notulen van de evt. sub-examencommissie worden naar de secretaris van de centrale examencommissie gestuurd. De notulen worden ter informatie aan het management gestuurd;
• De secretaris ondersteunt het tot stand komen van de summatieve resultaatoverzichten uit Eduarte. .b.v. de besluitvorming in de examencommissie en draagt zorg voor correspondentie richting team/college en de studenten en de archivering hiervan;
• Draagt zorg voor een overzicht van diploma aanvragen en geslaagden in de vorm van een kandidaatstellingslijst en vaststellingslijst;
• De secretaris heeft voorts de volgende taken:
  • het meedelen van besluiten aan studenten die in de examencommissie zijn besproken
  • het namens de examencommissie mede-opstellen adviezen
  • het bewaken van de voortgang van de actiepunten
  • het in concept opstellen van het huishoudelijk reglement
  • het in concept opstellen van het jaarplan/ambitiedocument
  • het in concept opstellen van het jaarverslag i.s.m. de voorzitter
  • het aanleveren van relevante informatie
  • het zorgdragen voor een optimale procesgang in de examencommissie, het aandragen van verbeteringen in de procesgang.

En verder...
Als secretaris van de examencommissie speel je een belangrijke rol in het waarborgen van de kwaliteit, zorgvuldigheid en rechtmatigheid van examinering binnen onze opleidingen. Je bent een volwaardig en stemgerechtigd lid van de examencommissie en werkt nauw samen met de voorzitter, commissieleden, onderwijsteams en studenten. Dankzij jouw organisatorische talent, scherpe blik en oog voor detail verlopen de vergaderingen, besluitvorming en administratieve processen soepel. Daarnaast draag je actief bij aan het verbeteren van de werkwijze van de examencommissie en zorg je ervoor dat gemaakte afspraken worden opgevolgd.

Concreet houd je je bezig met:

• Het organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen van de examencommissie en het bewaken van de voortgang van actiepunten;
• Het opstellen en verspreiden van agenda’s, vergaderstukken, besluiten en correspondentie richting studenten, teams en management;
• Het ondersteunen van de examencommissie bij besluitvorming, onder andere door het verzamelen en verwerken van relevante examen- en resultaatsgegevens;
• Het coördineren van diplomaprocessen, waaronder het beheren van kandidaatstellings- en vaststellingslijsten van geslaagde studenten;
• Het bijdragen aan beleids- en kwaliteitsdocumenten, zoals het huishoudelijk reglement, het jaarplan, het ambitiedocument en het jaarverslag, en het signaleren van verbetermogelijkheden binnen de processen van de examencommissie.

Kennis

• Kennis van vigerende wet- en regelgeving inzake examinering;
• Kennis van de regelgeving rondom examencommissies.

Ervaring

• De secretaris van de examencommissie dient in het mbo-veld werkzaam te zijn en hierin minimaal 2 jaar werkervaring te hebben;
• De secretaris van de examencommissie dient te beschikken over minimaal een hbo-werk en denkniveau;
• Ervaring op het gebied van kwaliteitsborging binnen een examencommissie in het mbo is een pré.

Vaardigheden/competenties

• Procedures toepassen;
• Adviseren;
• Samenwerken;
• Communiceren;
• Zorgvuldigheid en accuratesse.

Jouw examencommissie (7 leden) is je directe team en bestaat naast jou uit de voorzitter, de interne leden en minimaal één extern lid. Je werkt aan de borging van de examenkwaliteit van één of het betreffende college.

De secretaris werkt in een gezamenlijk overleg met de voorzitters en secretarissen van de andere examencommissies, College van Bestuur (CvB) en Onderwijs & Kwaliteit (O&K) aan de Zadkine- brede examineringsthema’s.

De secretaris zal als functie ondergebracht worden bij team O&K. De functioneel leidinggevende binnen O&K is verantwoordelijk voor de gesprekscyclus. O&K is hierin gemandateerd vanuit het CvB.